TEMEL YÖNETİM BİLGİSİ
1. GİRİŞ
Günümüzde kurumların, hızla değişen çevresel koşullara uyum sağlamak için iyi yönetilmeleri artık zorunluluk haline gelmiştir. İyi yönetim, doğru yöntem ve teknikleri kullanan yetenekli ve eğitimli yöneticiler ile mümkün olabilmektedir. Yöneticilik meslek bilim ve aynı zamanda bir sanat olarak önemli bir ilgi ve uğraşı alanına dönüşmüş ve günümüzde “yönetim bilgisi” tarihte hiç olmadığı kadar önemli hale gelmiştir. Bu bölümde temel yönetim bilgisi anlatılacaktır. Bölümde temel kavramlar açıklanmakta; yönetim ve yönetici, yöneticinin özellikleri ve yönetim fonksiyonları gibi konulara yer verilmektedir. Aynı zamanda yöneten yönetilen ilişkisi tasvir edilmekte ve yönetimin tarihine ilişkin özet açıklamalarla okuyucunun bilgisi geliştirilmeye çalışılmaktadır. Şüphesiz yönetim bilgisi, çok geniş bir çerçevede sunulan, kapsamlı ve gerekli bir yaşam bilgisidir. Buradaki çaba, katılımcıları yönetime ilişkin temel kavram ve görüşlerle tanıştırmak ve teorik yönetim bilgisine karşı ilgi uyandırmaktır. Bu bölüm hazırlanırken birçok temel eserden yararlanılmıştır. Bunlar, yararlanılan kaynaklar ve okuma listesi olarak bölüm sonunda katılımcılarımızın hizmetine sunulmaktadır.
2. TEMEL KAVRAMLAR
Öncelikle yönetimin, yüzyıllarla ölçülen bir geçmişi olduğunu ve her dönem özel bir ilgi ve önemi hak ettiğini ifade etmek gerekir. Bununla ilişkili olarak yönetim konusu MÖ 5000’li yıllardan başlatılmakta, yani Sümer Devleti ve yazının bulunuşuna kadar uzanmaktadır. Ancak modern anlamda yönetim olgusunun 1900’lü yıllar ile başladığını ve bu alanda en önemli eser kabul edilen “The Principles of Scientific Management” adlı kitabın 1911 yılında büyük yönetim düşünürü ve uygulamacısı Frederick W.Taylor tarafından yayınlandığını belirtmemiz gerekir.
Yönetim, kurumların, kuruluşların, devletlerin veya geniş anlamı ile organize edilmeye ve yönlendirilmeye ihtiyaç gösteren tüm oluşumların ve organizasyonların, sistematik olarak nasıl yürütüldüğü, sevk ve idare edildiği ile ilgili kural ve uygulamaları araştıran ve öğreten bir bilim alanıdır. Yönetim bir süreci ifade etmektedir. Bunun anlamı ise, yönetimin süreklilik arz etmesi, boşluk kabul etmemesi ve birbirini izleyen adımlardan oluşmasıdır. Yönetimin özü, belli amaçların ortak çaba ile gerçekleştirilmesi temeline dayanmaktadır.
Bu girişten sonra kısaca yönetimin ne olduğunu anlamaya çalışalım.
Yönetime ilişkin, “bir grup insanı belirlenmiş amaçlara doğru yöneltme ve aralarındaki işbirliği ile koordinasyonu sağlama çabalarının bütününü içeren bir süreçtir” biçimindeki tanım aslında genel bir görüş oluşturmak için açıklayıcı görünmektedir. Bununla birlikte biraz daha ayrıntıya girdiğimizde yönetimin; başkaları vasıtasıyla işgörmek ve önceden belirlenen hedeflere ulaşmak anlamına geldiğini ve temel olarak her durumda insanı esas aldığını ifade etmemiz gerekmektedir. Genel ve geniş anlamıyla ise yönetimi aşağıdaki biçimde tanımlayabiliriz.
" Yönetim; belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insan kaynakları olmak üzere, parasal kaynakları, demirbaşları, alet teçhizat, hammadde ve yardımcı malzemeler ve nihayet zaman faktörünü birbirleriyle uyumlu ve etkin kullanmaya olanak verecek kararlar alma ve bunları uygulatma süreçlerinin toplamıdır. "
Yönetimde temel özne insandır. Yönetim, insanlara rağmen değil, insanlar için ve insanlarla birlikte yapılmaktadır. Bu anlamda insan unsurunun, yani örgütteki beşeri kaynağın önemi, klasik yönetim düşüncesi sonrasında gündeme gelmiştir ve bugün için en önemli örgütsel yatırımın “insana yapılan yatırım” olduğu konusunda geniş bir fikir birliği oluşmuştur.
İnsan faktörü örgütlerin kaderini belirlemektedir. Birçok Batı ülkesinde kurumlar, çalışanlarına sürekli ve düzenli eğitimler vermekte, onları teknik yönden ve fikri yönden geliştirmeye ve güçlendirmeye çalışmaktadırlar. Bu durum çalışanların kapasitelerinin artmasına katkı sağlamakta ve kuruluşlarının sürekliliğini ve rekabet güçlerini önemli oranda etkilemektedir.
Örgüt çalışanlarının eğitilmesi ve geliştirilmesi ile birlikte, günümüzde iyi yöneticilere duyulan ihtiyacın artması, “yönetici eğitimini” de ön plana çıkarmıştır. İyi yöneticilerin insan kaynakları üzerindeki olumlu ve güçlü etkisi, kuruluşların iş sonuçlarını önemli ölçüde değiştirmektedir. Yani iyi yöneticiler, çalışanlar üzerinde öyle güçlü bir etki bırakmaktadırlar ki, kuruluşlar bu sayede ulaşılması neredeyse imkansız görünen sonuçlara dahi zaman zaman kolaylıkla ulaşabilmektedirler.
Yöneticilik, eğitimle kazandırılabilecek bir özelliktir. Burada şu sorunun sorulması gerekmektedir. Gerçekten iyi yönetici olmanın temel kuralları nelerdir ve iyi yönetici olmak için neler yapılmalıdır? Bu çalışmada, ifade edilen sorunun cevabı özet olarak verilmektedir. Bu konuda bir yol gösterici aranırsa, bu yol gösterici mutlak anlamda bilimdir ve yönetim bilimi, günümüzde modern iş yaşamının neredeyse tüm sorularına doğru cevap verecek birikimleri, bunu öğrenmek ve kullanmak isteyenlerin hizmetine sunmaktadır. Bizde burada katılımcılarımıza yönetimin temel bilgisini ve bileşenlerini vererek, iyi yönetici olma yolunda atılması gereken ilk adımlara yardımcı olmaya çalışacağız. Bunu nasıl yapacağız?
İlk ve temel kural sözcüklerden aynı şeyleri anlamaktır. Değişik biçimlerde tanımlanan yönetici kavramından neyi anlamamız gerektiği üzerinde düşündüğümüzde, tanım bize birçok şeyi söyleyecektir. O halde bir yönetici tanımı yaparak üzerinde düşünmeye başlayabiliriz.
3. YÖNETİCİ
Yönetici; “başkaları vasıtasıyla amaçlara ulaşmaya çalışan kişidir.” Yönetici başkalarının çabalarını ortak amaçları gerçekleştirmek üzere uyumlaştırmaktadır. Bu durumda kısa ve öz olarak yönetici, mutlaka birlikte çalışacağı insanları ortak amaç etrafında birleşmeye ikna etmelidir ki, uyumlaştırma süreci gerçekleşebilsin. Tanımdan bize çıkan sonuç başkaları olmadan, bizimle çalışmaya razı insanlar olmadan, yönetici olunamayacağı gerçeğidir. Yani bize ve vizyonumuza inanan insanlar varsa ve onları ikna edebilirsek yönetimden söz edilebilecek ve amaçlar gerçekleşebilecektir.
Bu nedenle yöneticide başkalarını etkileme, amaçlara uygun olarak istediği yönde davranışa sevk edebilme yeteneği bulunmalıdır. Bu sayede kendisine emanet edilmiş bulunan örgütün kıt kaynaklarını en etkili biçimde kullanması ve dağıtabilmesi mümkün olabilecektir.
Bu ifadelerin uyumlu bir örgüt yapısı için geçerli olduğunu da ayrıca belirtmek gerekir. Aksi durumunda, otoriter ve korku temelinde yönetim uygulamasında işbirliğinden değil mecburiyetten söz edilebilir.
Yönetici farklı özellikleri olan kişidir. Bu nedenle örgütsel seviyede kendisinden beklentiler her zaman yüksek olacaktır. O halde yöneticinin hangi temel yeteneklere sahip olması beklenmektedir? Bu yetenekleri üç başlık altında sınıflayabiliriz:
3.1. YÖNETİCİDE BULUNMASI GEREKLİ YETENEKLER
-Teknik Yetenek
-İnsancıl İlişki Kurma ve Geliştirme Yeteneği
-Fikri Yetenek
Yöneticinin yapılan işin içeriği, amacı ve gerçekleştirilme biçimiyle ilgili olarak teknik bilgilere sahip olması beklenir. Bu durum çalışanlar düzeyinde bir güven oluşturacağı gibi, teknik hakimiyet yönetici için de özgüveni geliştiren bir unsurdur. O halde iyi bir yönetici olmanın ilk koşulu, yapılan işe ilişkin tüm teknik detayların öğrenilmesi ve gerektiğinde uygulanmasıdır.
Yönetimin, insan ile var olduğu ve insanlar için olduğu konusuna değinilmişti. Burada yöneticiden beklenen ikinci yeteneğin, “insancıl ilişki kurma ve geliştirme yeteneği” olması tesadüf değildir. Çünkü insanın hemen her şeyi değiştirebilen kritik faktör olduğu gerçeği modern iş yaşamında kabul edilmiştir. İnsan faktörü, örgütsel olarak maddi ve mali kaynaklar ile karşılaştırılamayacak derecede önemlidir ve bu durum Henry Ford tarafından veciz biçimde dile getirilmektedir. İlk seri otomobil üretiminde modern işletme biliminin kurucusu Taylor tarafından geliştirilen bant sisteminden faydalanan Henry Ford;
“Fabrikalarımı alabilirsiniz; binalarımı yıkabilirsiniz fakat çalışanlarımı geri verirseniz bu işi aynen tekrar kurarım” demiştir.
Çok önemli olan insan faktörü, günümüzde insancıl ilişkiler kurularak kazanılabilmekte ve bu yetenek yöneticiler için vazgeçilmez yetenekler arasında kabul edilmektedir.
Yönetici tüm bunların yanında, aynı zamanda fikri kapasitesi ile de ön plana çıkmalıdır. Soyutlama becerisi, olayları anlama ve değerlendirme kabiliyeti, düşün kapasitesi ve vizyonu ile yöneticiler diğer çalışanlardan ayrılmalıdır. Ancak yöneticilerin, çalışanlardan tümüyle de ayrılmamaları gerekmektedir. Yöneticiler hem çalışanlar ile birlikte olan, ancak yine de onlardan bir ölçüde farklılaşabilen kişiler olmalıdırlar. Bu durum çalışanlara güven vermekte aynı zamanda fikri kabiliyetleri ile farklılaşan ve üstünlükleri bulunan bir yönetici ile çalışmak, ekibi rahatlatmaktadır.
3.2. YÖNETİCİNİN GÖREVLERİ
Yöneticilerin çok sayıda görevi yerine getirmeleri gerektiği açıktır. Burada genel bir sınıflama içinde yöneticinin görevleri sayılmaktadır:
1-Yöneticinin Görevleri
a.Yönetici Başkalarıyla Çalışan ve Onlar Vasıtasıyla Amaca Ulaşmaya Hedefleyen Kişidir.
b.Yönetici Rekabet Halindeki Amaçları Dengeler.
c.Yönetici Sorumluluk Yüklenen Kişidir.d.
d.Yönetici Örgütte Arabuluculuk İşlevini Yerine Getirir.
e.Yönetici Aynı Zamanda Politikacıdır.
f.Diplomattır.
İfade edilen unsurlar tümüyle iyi yöneticilik için asgari gereklilikler arasında sayılabilir. Burada dikkate değer iki başlık üzerinde kısaca durmakta yarar vardır. Yöneticinin politikacı kimliği, onun siyaset yapan birisi olduğu, siyasetçi olduğu anlamına asla gelmemektedir. Yönetici, siyaset biliminden anlayan biri olmalı ve insan ilişkileri sürecinde ilm-i siyasetten yararlanmalıdır. İyi bir ikna kabiliyetine ve uzlaştırma becerisine sahip olmalıdır. Bugün için kavramın, maalesef içeriği büyük ölçüde hasara uğramış “politikacı” kavramı ile ilişkilendirilmemesi gereklidir.
Diğer başlık ise yöneticinin “diplomat” kimliğidir ki, burada da ifade edilen yöneticinin temsil görevine sahip olması gerektiğidir. Gerçekten karmaşık iş yaşamının tüm kademelerinde görevli yöneticinin, birimini ve/veya kurumunu her durumda hakkıyla temsil edebilmesi, uygun araç ve yöntemleri kullanarak hak ve çıkarlarını savunabilmesi büyük önem taşımaktadır.
Yöneticinin genel görev ve sorumluluklarından sonra aşağıda bireylerarası rolleri gösterilmektedir. Burada iki önemli vurgu dikkat çeker. Bunlardan ilki yöneticinin bilgi yönetme sorumluluğu ve bilgi talep eden çalışanları aydınlatma görevidir. Diğeri ise tarih boyunca belki de yönetici için en vazgeçilmez rol kabul edilen “Karar Verme” rolüdür. Yönetici doğru zamanda ve ortamda, doğru kararları veren kişi olmak durumundadır.
2-Yöneticinin Bireylerarası Rolleri
a. Yöneticinin Bilgi Sağlama Rolü,
b. Yöneticinin Karar Almaya İlişkin Rolü
i. Müteşebbis rolü ile karar alma ve geliştirme
ii. Uyuşmazlık çözme
iii. Kaynak dağıtıcısı
iv. Müzakerecilik
Yöneticiler ve özellikleri üzerine çok sayıda araştırma yayınlanmıştır. Bunlar içinde çalışanların yöneticiye ilişkin değerlendirmelerinin yer aldığı bir çalışma da, “Yöneticinin her şeyden önce tek bir özellikle anılması gerekseydi bu özellik ne olurdu?” sorusu şöyle cevaplanmıştır: “Yönetici adil olsun.”
4. YÖNETİM TARİHİ
Yönetim için asgari koşul “iki kişinin” var olmasıdır. Bu nedenle yönetimin teorik olarak neredeyse insanlık tarihi kadar eski bir uğraş olduğunu söyleyebiliriz. Tarih buyunca insanların ortak amaçlar için bir araya geldikleri ve bu amaçları gerçekleştirmek üzere davrandıkları dikkate alınırsa, yönetim hep var olmuştur. Bu doğrultuda, geçmişte devlet ve imparatorluk yönetiminde kapsamlı yönetim uygulamalarının gerçekleştirildiği ve yönetim hakkında felsefe, din, siyaset ve ahlak kitaplarında birçok düşüncenin dile getirildiği bilinmektedir. Bu kapsamda Türk ve Osmanlı tarihinde de önemli yönetim örnek ve uygulamalarının yer aldığı, Siyasetname, Asafname, Koçi Bey Risalesi gibi eserlerde yönetimle ilgili önemli düşünceler ifade edilmiştir. Tarihsel süreçte 1900 lü yılların başı ise yönetim için bilimsel yöntemlerin kullanılması açısından başlangıç kabul edilmektedir. F.W.Taylor, Henry Fayol ve Max Weber’in önemli katkıları ile bugün için “Klasik Dönem” olarak andığımız, ancak tarihinde inanılmaz derecede dönüştürücü ve modern kabul edilen uygulamaları kısaca özetleyelim. Taylor Bilimsel Yönetimin İlkeleri olarak; bilimsel çalışma düzeninden, uyum ve koordinasyondan, yardımlaşma ve uyum ile yüksek verimlilikten söz etiğinde bu kavramlar iş dünyasında büyük bir şaşkınlık yaratmıştı. Çünkü 1900’lerin başında verimlilik kavramının ve bunun eğitimle iyileştirilebilecek bir özellik olduğunun bilincine henüz varılamamıştı. Ancak Taylor, yapılacak işleri küçük parçalara ayırarak, yeterli kişileri seçerek ve onları eğiterek işbölümü ve uzmanlaşmayı gerçekleştirecek, planlı ve programlı çalışma yöntemleri ile çağında bir devrim yaparak bunu herkese öğretecektir. İşlerin dizaynı, işbölümü ve uzmanlaşma ile verimliliği artıran Taylor’u, Fransız bilimci ve uygulamacı Fayol izleyecek ve bugün de büyük ölçüde geçerli olan işletme ve yönetim fonksiyonlarını geliştirecektir. Yönetimin evrensel bir özellik taşıdığı ilk kez Fayol tarafından dile getirilecek ve iş yaşamı yepyeni ondört yönetim ilkesi kazanacaktır. Bu ilkeler; İş bölümü Uzmanlaşma Yetki ve Sorumluluk Disiplin Kumanda birliği Yürütme birliği Örgüt çıkarlarının özel çıkarlardan üstünlüğü Personelin ödüllendirilmesi Merkezileşme Hiyerarşik düzen Düzen Eşitlik İşgören ve İş yaşamında İstikrar ve denge Teşebbüs ruhu (İnisiyatif) Birlik duygusudur. Klasik Dönemin son düşünürü Alman Max Weber’dir ve Bürokrasi kuramı ile yönetim bilimine önemli bir katkı yapmıştır. Bürokrasi günlük dilde kullanılan, işlerin yokuşa sürdürülmesi, işlerin geciktirilmesi, “bugün git yarın gel” anlamının aksine; bir organizasyonun yapısını ifade eder. Weber’e göre bürokratik bir yapı etkinlik açısından ideal bir organizasyondur. Özellikleri ise; fonksiyonel uzmanlaşmaya dayanan iş bölümü, açık ve anlaşılır biçimde ilke ve yöntemler, soyut kurallar dizisinin varlığı, şekil ve resmiyete bağlılık (gayrişahsi ilişkiler), teknik yetenek temeline dayanan personel seçimi ve yükseltme, yasal yetkinin uygulanması, memur ile görevin birbirinden ayırt edilmesi, kanunilik (örgütteki her şey kurallara uygun yürütülmeli), örgüte dış müdahalenin önlenmesi, memurlara maaş ve aylık verilmesi, memurların iş güvenliklerinin sağlanması biçiminde sayılabilir. Neoklasik dönem insanı bir makine gibi gören klasik kurama ilişkin eleştiriye büyük ölçüde bir karşı tez geliştirmiş ve yönetimde insanın duygusal bir varlık olarak da önemli olduğunun anlaşılmasını sağlamıştır. Bu dönemde yapılan Hawthorne deneyleri tarihsel önem taşımaktadır. Neoklasik dönemde insanın örgütte nasıl ve neden davrandığına ilişkin önemli kazanımlar elde edilmiştir ve insan yapı ilişkileri açıklanmıştır. İNSAN unsurunun bir anlamda öneminin vurgulandığı ve insana makine gibi davranılmasının hata olacağının tespit edildiği bir dönem olmuştur. Modern Yönetim yaklaşımının başlangıcı sistem kuramına dayanmaktadır. Kurumları çevresi ile ilişkileri olan açık sistemler olarak tarif etmek ve kurumların çevreyi etkiledikleri gibi aynı zamanda çevreden etkilendiklerini ortaya koymak yönetim dünyasını ve anlayışları etkilemiştir. Bu dönem açık sistem anlayışı ile birlikte örgüt çevre ilişkilerinin tasvir edileceği ve yeni ihtiyaçlara cevap verebilecek yönetim uygulamalarının (Amaçlara Göre Yönetim, Durumsallık Yaklaşımı ve sonraları Çatışma Yönetimi, Kriz Yönetimi, TKY vb.) geliştirileceği bir dönem olacaktır. Son olarak modern yönetim yaklaşımlarında kullanılan bilimsel metotlara eleştiri olarak da post-modern yaklaşımları orta çıkacak ve yönetim insan doğasına ve dinamizmine uygun olarak yepyeni bir evreye geçecektir. Bugün Yönetim tüm ifade edilen yaklaşımların birikiminden oluşan özel bir alandır ve yöneticiler toplumda saygınlığı olan kişilerdir. Yaptıkları iş ifade edildiği gibi bir bilimdir. Aynı zamanda bir meslektir ve ancak yaptıkları işin çok önemli bir özelliğe daha vardır ki o da Yönetim Bir sanattır.
5. LİDERLİK
Merkezinde insan olan hiçbir uygulama klasik neden sonuç ilişkilerine bağlı olarak çalışmamaktadır. Bazen yaptığınız bir uygulama bir grup için olağanüstü sonuçlar verirken aynı uygulama bir diğer grupta büyük bir hüsrana dönüşebilmektedir. Bunun nedeni insanın değişken doğasıdır. Bu nedenle yönetim, bilim olmasının yanında aynı zamanda bir sanattır ki herkes, yani bilimsel birikime sahip herkes bu işi büyük başarılar oluşturabilecek şekilde icra edemez. Buradan yepyeni bir kavrama geliyoruz. Bu kavram “Liderlik” kavramıdır. Liderlik kendi başına özel ve ilgi çekici bir alandır. Liderlik; bir grup insanı, belli amaçlar etrafında toplayabilme ve bu amaçları gerçekleştirmek için onları harekete geçirme, bilgi ve yeteneklerinin bir toplamı biçiminde ifade edilmektedir. Çalışanların gönüllerine ve duygularına hitap ederek inanılmaz sonuçlar yaratmak sadece liderler için mümkün olabilmektedir. “Belirli durum ve koşullar altında amaca ulaşmak için başkalarının davranış ve eylemlerini etkileme sanatı” olarak da tarif edilen liderlik özet biçimde aşağıdaki fonksiyonla gösterilebilir.
LİDERLİK = f( Lider, Takipçiler, Şartlar) Bu fonksiyonda liderliğin; doğru liderlik özeliklerine sahip kişinin varolması, onu izlemeye hazır takipçilerin bulunması ve doğru şartların oluşması durumunda mümkün olabileceği gösterilmektedir. Bu unsurlardan sadece birinin dahi eksik olması durumunda liderliğin gerçekleşmesi mümkün olamaz. Özellikle incelenmesi ve öğrenilmesi gereken bir konu olarak Liderlik hakkında detaylara girmek bu çalışmanın sınırları sebebiyle mümkün görünmemektedir. Ancak şunu belirtmek gerekir ki liderlik artık günümüzde gerçekten bireysel ve duygusal gelişimini tamamlamak için yöneticilerde geliştirilmesi gereken önemli bir özellik haline gelmiş ve buna yönelik olarak iş dünyasında profesyonel liderlik eğitimi hizmetleri sunulmaya başlanmıştır.
6. ORGANİZASYON VE YÖNETİMİN FONKSİYONLARI
Çalışmanın son kısmında “Organizasyon” ve “Yönetim Fonksiyonları” konusunda bilgileri verilecektir. Bu sayede temel yönetim bilgisinin tamamlanması amaçlanmaktadır. İyi bir organizasyon yeteneğine sahip bir yönetici adayının, temel yönetim fonksiyonlarını doğru uygulaması durumunda başarılı bir yönetici olması mümkündür. Bu amaçla öncelikle organizasyon nedir ve nasıl organize edebiliriz? sorularına cevap vermemiz gerekir. Organizasyon “bireylerin tek başlarına gerçekleştiremeyecekleri amaçlarını, başka bireylerle bir araya gelerek grup halinde çaba, bilgi ve yeteneklerini birleştirmeleri yoluyla gerçekleştirmelerini mümkün kılan bir işbölümü ve koordinasyon sistemi, düzen ve yapıdır.” Bu yapının dinamik ve statik bir karakteri bulunmaktadır. Organize edebilmenin temelde üç koşulu bulunmaktadır. Bunlar; Amaca ulaşmak için gerekli faaliyetleri planlı ve anlamlı şekilde gruplamakBu grupları belirli organizasyon kademe ve mevkileri haline getirmekBu mevkilere (pozisyonlara) işgörenleri atamak Burada özet olarak, işlerin tasvir edilip gruplara ayrılması, bunların organizasyonel pozisyonlara dönüştürülmesi ve bu pozisyonlara uygun elemanların atanması biçiminde işlemler bulunmaktadır. Ancak bunlarla birlikte organizasyon tasarımında bazı hususların da dikkate alınması gereklidir. Bunlar; Organizasyon kademelerinin sayısı, bölümler ve departmanlar, bilgi akış sistemi, fiziki birimlerin dağılımı ve gerekli personelin nitelikleri biçiminde sayılabilir. Planlama ile başlayan yönetim süreci ifade edildiği biçimiyle organizasyon ile devam edecektir. Doğru personelin, doğru pozisyona atanmasını, emir kumanda süreci izleyecektir. Bu evrede yetki ve sorumluluk tarifi yapılmakta, önderlik etme, motivasyon, iletişim ve bilgi akımı gibi uygulamalar ön plana çıkmaktadır. Sonrasında faaliyetler koordine edilmekte ve son aşamada denetlenmektedir. İfade edilen tüm eylemler, kısaca aşağıda yönetim fonksiyonları olarak sıralanmakta ve açıklanmaktadır.
Planlama: İşletmenin amaçlarının ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesi,
Örgütleme: Amaçlar, planlar ve araçlar belirlendikten sonra bunları gerçekleştirecek yapının tasarlanması, kurulması ve organizasyonu,
Yöneltme: Emir komuta veya yürütme olarak da adlandırılan bu işlevin amacı, işgörenlerin kendilerine verilen görevleri, etkin bir biçimde yerine getirmelerini sağlamaktır.
Koordinasyon: Bir işletmenin düzenli ve sürekli çalışabilmesi için amaçlar faaliyetler, organlar ve bireyler arasında uyum ve işbirliğinin sağlanmasıdır.
Denetim: İşlerin amaçlara, konulan yöntem, prosedür ve standartlara uygun olarak yapılıp yapılmadığının belirlenmesi ve gerektiğinde düzeltmeler yaparak işlerin amaç ve planlara uygun olarak yürütülmesinin sağlanması.
Yönetici ifade edilen fonksiyonları kullanarak tüm sistemleri etkili ve uyumlu bir biçimde yönetebilir. Ancak gerçekten başarılı bir yönetim sergilediğini nasıl anlayabiliriz? Bunun için de bazı kriterlerin kullanılması gerekmektedir. Bunlar; Verimlilik
Etkililik
Etkinlik
Üretkenlik
Karlılık olarak sayılabilir.
Kısaca tariflerini vererek bu kavramları açıklayalım.
VERİMLİLİK : elde edilen sonuçların, yararların, bu sonuçları ve yararları elde etmek için katlanılan çabalara, yapılan fedakarlıklara, harcamalara oranı olarak tanımlanır. Kısaca çıktıların girdilere oranıdır.
Verimlilik = Çıktı / Girdi
Fiziksel Verimlilik = Belirli Dönemdeki Üretim miktarı/ Belirli dönemdeki girdi miktarı
Ekonomik Verimlilik = Üretimin parasal tutarı/Girdilerin parasal tutarı
ETKİLİLİK : Etkililik, planlanan sonuçlarla fiili sonuçların oranlanmasıyla elde edilir.
Etkililik = Fiili sonuçlar / Planlanan sonuçlar
ETKİNLİK Doğru işin doğru olarak yapılmasıdır.
Amaçlara ulaşmak etkililik, Amaçlara en az çabayla ulaşmak etkinliktir.
ÜRETKENLİK : İşletmenin tüm olanaklarını kullanarak gerçekleştireceği üretim miktarı üretkenlik olarak tanımlanır. Söz gelimi, bir işletmenin bir aylık üretimi, aynı işletmenin bir aylık üretkenliği anlamına gelir.
Üretkenlik artışı son dönem üretim miktarından, ilk dönem üretim miktarının çıkarılarak, ilk dönem üretim miktarına bölünmesiyle bulunur.
KARLILIK : Kar, belirli bir dönemdeki gelirle giderler arasındaki pozitif farktır.
Karlılık çeşitli şekillerde hesaplanabilir:
– Sermayenin karlılığı, karın sermayeye bölünmesiyle elde edilir.
– Satışlara göre karlılık, net karın satışlara bölünmesiyle elde edilir.
Genel olarak yukarıdaki biçimiyle işletmecilik jargonuna uygun ifadeler içeren bu tariflerin her kuruma göre uygun biçimde anlaşılması gerekmektedir. Kar amacı gütmeyen fakat iyi yönetilmesi gereken kurumlarda karlılık çok belirleyici bir yönetici başarı kriteri kabul edilemez. Ancak fonksiyonel anlamda tüm kriterler bir yöneticinin iş sonuçlarını ne ölçüde iyileştirdiğini anlamamız için önemli bir gösterge oluşturur. Teknik kriterler seviyesinde başarılı olunması, aynı zamanda tüm örgütsel sonuçlar seviyesinde başarılı olunduğu anlamına gelmemektedir. Karlı görünen veya verimli çalışan bir işletmede çalışan bağlılığı yaratılamamış, örgütsel adalet sağlanamamış veya çatışmalar iyi yönetilememiş olabilir. İşletme karlı ve verimli olmasına rağmen çalışanlar düzeyinde aidiyet hissi yaratılamaz ise bu sonuçlarında uzun vadeli olması beklenemez. Bu nedenle başarı için maddi ve mali kaynaklar ile birlikte, mutlaka beşeri kaynaklara da yönelmek ve örgütsel seviyede uyumlu ve huzurlu bir iş ortamı yaratmak yöneticinin sorumlulukları arasında yer almalıdır.
SONUÇ
Yöneticiler karar verirken objektif kriterler yanında kendinden bir şeyler ilave ederler. Burada kişilik, yaratıcılık, uzak görüşlülük gibi bir takım faktörler rol oynamaktadır. Tecrübe bu yeteneklerin geliştirilmesinde önemlidir. Ancak bununla birlikte eğitimin de büyük önem taşıdığı göz ardı edilemez. Örgütlerde güç sahibi olmaktan çok, birlikte başarmanın ve çalışanların desteğini elde etmenin doğru bir yöneticilik tercihi olduğunu ifade etmek gerekir. Korku kültürünün egemen olduğu kurumlarda çalışanların özgüveni gelişemez. Güven eksikliği ise örgütsel anlamda başarısızlıkların temelidir. İyi bir yönetici bilgi paylaşımında istekli, katılımı teşvik eden, toleranslı ve girişimci birisi olmalıdır. İnsanların yöneticilerden beklentileri her zaman yüksektir. Bunlar arasında, iletişim kurma (etkin dinleme ve konuşma, empati, hoşgörü, arabuluculuk yapma, iletişim araçlarını kullanma) ile planlama ve idare etme (bilgiyi elde etme, analiz etme ve problem çözümünde kullanma, proje planlaması ve örgütlenmesi, zaman yönetimi, bütçeleme, finansal yönetim) bilgisi ilk sırada sayılabilir. Aynı zamanda yönetici, çalışanları güçlendirme, takımlar oluşturma, takım dinamiklerinin etkin yönetimi konusunda yetenekli olmalıdır. Sorumluluk sahibi olduğu ve yönettiği alanı iyi tanımalı, stratejik hareket konusunda nitelikli olmalıdır. Bireysel yetkinlikler (yabancı dil bilgisi, küresel düşünme becerisi, genel kültür) yanında, hatalardan öğrenme, kendi kendini motive etme ve yönetme gibi konularda çalışanlar üzerinde güven ve itibar oluşturmalıdır. Geleceği şekillendirmeye talip yöneticilerin, yöneticilik konusunda kendilerini sürekli geliştirmeleri ve yenilemeleri tavsiyesi ile çalışmayı Andrew Carnegie’den bir sözle tamamlamak istiyoruz. “Bir kuruluşun sahip olduğu yeri doldurulamaz tek sermaye, çalışanlarının bilgi ve yetenekleridir.”
ÖNERİLEN VE YARARLANILAN KAYNAKLAR
Şimşek, Şerif., Yönetim ve Organizasyon, Günay Ofset, Konya, 2005
Can, Halil, Organizasyon ve Yönetim, Siyasal Kitabevi, Ankara, 2005
Genç, Nurullah, Yönetim ve Organizasyon, Ankara: Seçkin Yayıncılık, 2004
Eren, Erol, Yönetim ve Organizasyon, Beta Yay., İstanbul, 2003
Koçel, Tamer, İşletme Yöneticiliği, Beta Basım Yay. Dağ., İstanbul, 2003
OKUMA ÖNERİLERİ
Al, Hamza, Yeni Kamu Yönetimi, Değişim Yayınları, İstanbul, 2008
Aktan, Coşkun Can, Değişim Çağında Yönetim, Sistem Yayıncılık, Ankara, 2003
Arat, Melih, Sıra Dışı Yaşam Becerileri, Varlık Yayınları, İstanbul, 2006
Arıkan, Münir., Nitelikli İnsan, Bilge Yayınları, İstanbul, 2003
Barutcugil, İsmet., Yöneticinin Yönetimi, Kariyer Yay., İstanbul, 2006
Covey, Stephen, Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı, Varlık Yay., İstanbul, 2001
Covey, Stephen, 8’inci Alışkanlık, Sistem Yayıncılık, İstanbul, 2005
Drucker, Peter, 21.YY için Yönetim Tartışmaları, Epsilon Yayıncılık, İstanbul, 2000
Drucker, Peter, Gelecek İçin Yönetim, Türkiye İş Bankası Yayınları, Ankara, 2000
Drucker, Peter, Yeni Gerçekler, Türkiye İş Bankası Yayınları, Ankara, 2000
Dökmen, Üstün, Varolmak Gelişmek Uzlaşmak, Sistem Yayıncılık, İstanbul, 2002
Fayol, Henri., Genel ve Endüstriyel Yönetim, Adres Yayınları, Ankara, 2005
Genç, Nurullah., Zirveye Götüren Yol Yönetim, Timaş Yay., İstanbul, 1994
Genç, Nurullah., Başarı Bedel İster, Timaş Yayınları, İstanbul, 2002
Heper, Metin, Türkiye'de Devlet Geleneği, Doğu Batı Yayınları / Sosyal Bilimler Dizisi, Ankara
Ledeen, Michael A., Liderlik ve Güç Kullanımında Machiavelli, Literatür Yayınları, İstanbul, 2003
Machiavelli, Niccolo, Hükümdar, Şule Yayınları, İstanbul, 2003
McKay, Matthew, Davis, M., Fanning, P., İletişim Becerileri, BPE Yay., Anakara, 2006
Mises, Ludwig von, Bürokrasi, Liberte Yayınları, Ankara, 2000
Platon (Eflatun), Devlet, Antik Yayınları
Pfeffer, Jeffrey, Güç Merkezli Yönetim: Örgütlerde Politika ve Nüfuz, Boyner Holding Yayınları, İstanbul, 1999.
Roberts, J.M., Yirminci Yüzyıl Tarihi, Dost Kitabevi, Ankara, 2003
Robinson, Ken, Yaratıcılık: Aklın Sınırlarını Aşmak, Kitap Yayınevi, İstanbul, 2003
Sargut, Selami, Kültürlerarası Farklılaşma ve Yönetim, İmge Kitabevi, Ankara, 2001
Taylor, Frederick W., Bilimsel Yönetimin İlkeleri, Çizgi Kitabevi, Konya, 1997
Thompson, Brad Lee, Yönetimin Fonksiyonları, Hayat Yayınları, İstanbul, 1998
Weber, Max, Toplumsal ve Ekonomik Örgütlenme Kuramı, İmge Kitabevi Yayınları, Ankara.
Wilson, James Q., Bürokrasi: Kamu Kuruluşları Neyi Niçin Yaparlar? TODAİE-Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü, Ankara, 1996